Tabla de contenido
Política de tratamiento y protección de datos personales
Objetivo
Las políticas aquí establecidas tienen como objeto garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el decreto nacional 1377 de 2013, derogado parcialmente por el decreto 1081 de 2015, la cual desarrolla el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la constitución política; así como el derecho de información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Alcance
Esta política de protección de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GESTION SERVICIOS TEMPORALES SAS o GESATH OUTSOURCING SAS de ahora en adelante GRUPO GESATH.
Por GRUPO GESATH se hace referencia a las siguientes sociedades:
GESTION SERVICIOS TEMPORALES SAS NIT 900.994.075-1
GESATH OUTSOURCING SAS NIT 900.570.140-2
Responsabilidades
El responsable por la definición y actualización de esta política es el abogado corporativo, con la aprobación de presidencia y el responsable de velar por su cumplimiento es el gerente de gestión humana.
Tratamiento y finalidad
Teniendo en cuenta el objeto social del GRUPO GESATH a continuación detallamos la finalidad que tienen las bases de datos personales:
- Prestar de forma adecuada los servicios de reclutamiento, preselección, evaluación y selección, suministro, contratación, autoliquidación, nómina, liquidación de prestaciones sociales y administración del talento humano.
- Mantener una eficiente comunicación con candidatos, trabajadores, beneficiarios de trabajadores, aprendices, clientes, terceros, proveedores y accionistas relacionada con los procesos del GRUPO GESATH.
- Dar cumplimiento a obligaciones contractuales con trabajadores, clientes y proveedores.
- Atender los requerimientos generados en el desarrollo de nuestra actividad económica para candidatos, clientes, trabajadores, beneficiarios de trabajadores, aprendices, proveedores, terceros y accionistas.
- Evaluar la calidad de los servicios del GRUPO GESATH.
- Controlar el acceso y asistencia de los trabajadores a las instalaciones en el horario laboral.
- Garantizar la seguridad de los bienes y personas que circulan en el entorno del GRUPO GESATH.
- Afiliación y consultas al Sistema General de Seguridad Social en Colombia.
- La información se utilizará como registro histórico para consultas generales y verificación de certificados laborales y referencias académicas.
- Realizar invitaciones a eventos de bienestar, seguridad y salud en el trabajo o de interés general.
- Gestionar trámites como verificación de estado de afiliación ante las entidades promotoras de salud y ARL.
- Atender solicitudes, quejas y reclamos.
- Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por el GRUPO GESATH.
- Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual el GRUPO GESATH tenga vínculo contractual para el desarrollo de las actividades de ese tipo y para la ejecución de estas.
- Contactar al titular a través de cualquier medio para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
- Contactar al titular a través de cualquier medio electrónico, como correo electrónico, sms o chat para el envío de noticias e información en general relacionada con el GRUPO GESATH.
- Contactar al titular a través de cualquier medio electrónico, como correo electrónico, sms o chat para el envío de estados en de cuenta, facturas en relación con las obligaciones derivabas del contrato celebrado entre las partes.
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el GRUPO GESATH con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
- Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y los beneficiarios.
- Transmitir datos personales del titular fuera del país a terceros con los cuales el GRUPO GESATH haya suscrito un contrato de almacenamiento en la nube y sea necesario para el cumplimiento del objeto contractual.
- Prestar los servicios ofrecidos por el GRUPO GESATH y aceptados en el contrato suscrito.
- Suministrar información a terceros con los cuales el GRUPO GESATH tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimento del objeto contratado.
Datos de niños, adolescentes o menores de edad
En cumplimiento con lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015, estos datos siempre serán solicitados bajo el consentimiento del representante del menor quien estará previamente informado sobre el tratamiento que se les dará, las finalidades, y en pleno conocimiento que no se encuentra en la obligación de entregar los mismos.
De igual forma se tratarán de conformidad con lo desarrollado por la Corte Constitucional Colombiana, esto es, siempre respetando sus derechos fundamentales y buscando la consecución de su bienestar y el desarrollo de sus intereses superiores.
Así las cosas, el GRUPO GESATH puede solicitar datos de menores de edad para la consecución de las siguientes finalidades:
- Afiliaciones como beneficiarios de los servicios vinculados a la seguridad social a solicitud de su titular.
- Creación de grupo de contacto con los menores de edad, hijos de los empleados y otras personas vinculadas al GRUPO GESATH con el fin de adelantar actividades de integración entre el GRUPO GESATH y sus familias en fechas especiales incluyendo pero sin limitarse a navidad, halloween, día del niño, entre otros.
- Control y registro biométrico y de video instalado en los establecimientos de comercio propiedad del GRUPO GESATH o alguno de ss clientes con el fin de salvaguardar la seguridad de los bienes y las personas que se encuentran a interior de ellos.
Datos sensibles
Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:
- Gestionar trámites como transcripción y liquidación de incapacidades.
- Consecución de citas médicas ante la ARL.
- Practicar ante un tercero exámenes ocupacionales de ingreso, periódicos o de egreso que permitan conocer las condiciones de salud del trabajador por medio de un concepto médico y en cada etapa en la que sea realizada la respectiva evaluación médica.
- Realizar seguimiento de los casos de salud originados dentro de la relación contractual, bien sea, por accidente de trabajo, enfermedad profesional, enfermedad general o de origen común.
Datos biométricos
El GRUPO GESATH, sus clientes, socios o proveedores ha decidido implementar sistemas de seguridad (monitoreo a través de Circuito Cerrado de Televisión) en las instalaciones con el fin de evitar ser objeto de actividades delictivas, así como para salvaguardar la integridad y seguridad de las personas y bienes que allí se encuentren.
Por último y en concreto, las demás finalidades que GRUPO GESATH considere pertinentes para el correcto y normal desarrollo de su objeto social, siempre y cuando sean previamente informadas al titular de la información.
Deberes del GRUPO GESATH
Son deberes del GRUPO GESATH los siguientes:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, informándole sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar copia de la autorización de tratamiento de datos otorgada por su titular.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos legales.
- Observar lo establecido en el presente manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos personales. Dichas consultas o reclamos serán conservados.
- Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
Derechos del titular de los datos personales
Los titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos del GRUPO GESATH tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las reglamenten y/o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en los términos de ley.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Procedimientos específicos
El GRUPO GESATH se compromete a dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información en los tiempos definidos en la presente política.
Atención de consultas
Los titulares de los datos personales podrán consultar su información personal contenida en las bases de datos de las sociedades que hacen parte del GRUPO GESATH.
El GRUPO GESATH debe suministrar al titular de la información o a la persona plenamente autorizada por éste, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará mediante escrito y deberá ser radicada por alguno de los siguientes canales:
- Presencial: CR 28c # 85 – 25 Bogotá, D.C. CO
- Correo electrónico: contacto@gesath.com
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en el plazo aquí señalado, se debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
Atención de reclamos
El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante las sociedades del GRUPO GESATH, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y debe estar acompañando de los documentos que se quiera hacer valer. Si se evidencia que la petición está incompleta al momento de la radicación, se lo debe hacer saber de manera inmediata al peticionario con la finalidad de que este la completa y la radique en debida forma, si el peticionario insiste en que se reciba la petición muy a pesar de encontrarse incompleta, así se debe hacer, dejando constancia de ello en el recibido de la petición.
Cuando se evidencie que una petición está incompleta después de radicada o que el peticionario debe realizar una gestión de tramite a su cargo para dar una respuesta acertada, se debe requerir al peticionario desde los diez (10) días hábiles siguientes a su radicación para que se completen los tramites tendientes a resolver de fondo la petición, caso en el cual el peticionario contara con un (1) mes para completar lo que le haga falta para el trámite.
Cuando el peticionario radique lo faltante, al día siguiente se reactivarán los términos para resolver la petición según sea el caso.
En el evento en que el peticionario deje vencer el termino para completar la petición sin que se haya solicitado prórroga del mismo, el cual es por el mismo termino inicial, se entenderá que el peticionario ha desistido del trámite, generándose entonces la obligación para acción plus, de expedir un documento debidamente motivado donde coste lo acontecido.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Prohibiciones
En desarrollo de la presente política de tratamiento de datos personales, y su correcta aplicación, se establecen las siguientes prohibiciones:
- El GRUPO GESATH prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización previa del titular del dato y del GRUPO GESATH mismo.
- El GRUPO GESATH solo ejerce el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad mediante autorización expresa de sus representantes legales, todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de este tipo de datos se deberá́ hacer asegurando los derechos prevalentes que la constitución política reconoce a estos, y para las finalidades específicamente informadas previo a la entrega de estos.
- Está prohibida la transferencia internacional de datos personales a terceros países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y los estándares fijados por la superintendencia de industria y comercio, aplicando las excepciones que se han establecido para estos casos.
Temporalidad de los datos
La permanencia de los datos tratados por el GRUPO GESATH sea como responsable o como encargado del tratamiento estará́ determinada por la finalidad por la cual dichos datos fueron recogidos o entregados al GRUPO GESATH, según sea el caso.
Por lo tanto, una vez se agote la finalidad del GRUPO GESATH, procederá a su eliminación, destrucción o devolución, según como se estime pertinente.
De todas formas, el GRUPO GESATH es consciente que existen obligaciones de carácter legal, laboral, contable y tributario que le obligan a conservar por cierto tiempo determinado algunos datos, por lo que se compromete a hacerlo solo y únicamente para tal efecto, adoptando las medidas técnicas y de seguridad necesarias para un tratamiento adecuado.
Medidas de seguridad
El GRUPO GESATH, como responsable del tratamiento de los datos personales que recoja o sobre los cuales esté encargado según sea el caso, adoptará todas las medidas de seguridad, físicas, tecnológicas y administrativas que considere pertinentes según los datos que maneje, las cuales serán aplicables en todo caso a las áreas encargadas.
El GRUPO GESATH, en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 y las exigencias establecidas por la superintendencia de industria y comercio comunicará a esta última cualquier caso de fallas en la seguridad de la información que pueda haber causado perdida, robo, consulta o modificación fraudulenta, y las medidas que se tomaron al respecto.
Entrega de datos personales a autoridades administrativas y judiciales
En caso de que las autoridades con funciones jurisdiccionales o administrativas soliciten al GRUPO GESATH la consulta y/o entrega de datos personales consignados en sus bases de datos; se evaluará de forma interna tal petición, y en caso de cumplir con todos los requerimientos legales, se documentará internamente el caso y se agregará al histórico que maneje internamente la sociedad, esto en cumplimiento de las normas que rigen la materia.
Vigencia
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de primero (1) de noviembre de 2018 y se encontrara a disposición de los titulares en la página web www.gesath.com
Actualizaciones de la política
El GRUPO GESATH es autónomo para modificar en cualquier momento y de forma unilateral la presente política, así como los documentos internos relacionados con el tratamiento de datos personales, evento que será comunicado a los titulares través de la página web www.gesath.com
Última Actualización
La presente política de tratamiento de datos personales fue actualizada el siete (7) de diciembre de 2022.